Pendahuluan
Setiap bentuk perusahaan mempunyai tujuan
yang harus dicapai oleh semua pihak yang ada di dalam perusahaan. Proses
penetapan tujuan membutuhkan kemampuan manajemen dalam mengelola
perusahaan. Pada perusahaan dagang dan industri, persediaan merupakan
aktiva lancar yang relatif besar di neraca dan sebagian aktivitas utama
perusahaan berhubungan dengan persediaan.
Pembelian untuk persediaan
barang dagangan yang terlalu besar hanya merupakan pemborosan dalam bentuk
biaya dana yang tertanam dalam persediaan. Disamping adanya kemungkinan resiko
kerusakan juga mengakibatkan bertambahnya biaya penyimpanan, biaya pemeliharaan
digudang, turunnya kualitas barang dan keusangan. Sebaliknya, pembelian yang relatif kecil
dapat menimbulkan kerugian dalam bentuk tidak terpenuhinya kebutuhan pelanggan,
sehingga pelanggan tidak akan percaya pada perusahaan. Keadaan ini dapat
menyebabkan pelanggan akan beralih ke perusahaan lain yang melakukan kegiatan
sejenis. Agar perencanaan yang dibuat dapat berjalan secara efektif dan efisien
perlu dilakukan pengawasan. Pengawasan dapat dilakukan secara pengawasan fisik, pengawasan akuntansi dengan melihat
adanya pemisahan fungsi antara bagian pemesanan, bagian penerimaan, bagian penyimpanan,
bagian pengiriman, dan bagian pencatatan. Selain itu, pengawasan juga perlu
untuk menjaga agar persediaan berada pada tingkat persediaan sesuai dengan
kebutuhan agar kelancaran operasi perusahaan tidak terganggu.
Faktor yang
mempengaruhi besar kecilnya laba usaha yang diterima perusahaan adalah modal.
Pada umumnya pihak manajemen perusahaan memiliki dua pilihan, yaitu menerbitkan
saham baru atau melakukan pinjaman dari pihak luar baik dalam hutang jangka
pendek maupun hutang jangka panjang, apabila manajemen memilih hutang sebagai
alternatif sumber modal, maka manajemen perusahaan dituntut untuk bekerja keras
agar penggunaan modal tersebut dapat memberikan keuntungan yang besar bagi
perusahaan, sehingga perusahaan dapat berkembang dengan baik dan mampu membayar
hutang tersebut kepada kreditor, baik pokok maupun bunganya.
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PEMBELIAN
Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dengan akuntansi
pembelian menurut Mulyadi (2001:300) adalah sebagia berikut :
1.
Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi
gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan
posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah
diterima oleh fungsi penerimaan.
2.
Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk
memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih
dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang
dipilih.
3.
Fungsi Penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi
ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan
kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya
barang tersebut diterima oleh perusahaan. Dan juga bertanggung jawab untuk
menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
4.
Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam
transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan
utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register
bukti kas keluar. Dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar dan
untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar yang berfungsi sebagai
catatan utang. Sedangkan fungsi persediaan bertanggung jawab untuk mencatat
harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.
Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2001:303) dokumen yang
digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah :
1.
Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi
oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang
dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan
pembelian.
2.
Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran
harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak
repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3.
Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan
barang kepada pemasok yang telah dipilih.
4.
Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan
untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,
spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order
pembelian.
5.
Surat perubahan order pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap
isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut
dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi,
penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya
perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan
surat perubahan order pembelian.
6.
Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi
untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai
perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.
Catatan-Catatan Akuntansi yang
Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk
mencatat transaksi pembelian (Mulyadi,2001:308) adalah :
1. Register bukti kas keluar,
Adalah suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian.
2. Jurnal pembelian, Jika
dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal
yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
3. Kartu utang, Jika dalam
catatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure buku pembantu
yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.
4. Kartu persediaan, Dalam
sistem akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga
pokok persediaan yang dibeli.
Prosedur Pembelian
Prosedur pembelian dilaksanakan melalui
beberapa bagian dalam perusahaan bagian-bagian yang terkait dalam prosedur ini
adalah bagian pembelian, penerimaan barang, hutang dan gudang, menurut
Mulyadi(2001:300) transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini :
1. Pada saat persediaan bahan
menunjukkan batas minimal fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke
fungsi pembelian.
2. Fungsi
pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
3. Fungsi pembelian menerima
penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.
4. Fungsi
pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
5. Fungsi
penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.
6. Fungsi penerimaan menyerahkan
barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.
7. Fungsi
penerimaan melaporkan penerimaan kepada fungsi akuntansi.
8. Fungsi akuntansi menerima
faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktor dari pemasok tersebut fungsi
akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
Jaringan prosedur yang
membentuk system akuntansi pembelian
Menurut
Mulyadi(2001:3001) jarimgan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian
adalah sebagai berikut :
1.
Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang
mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat perrnintaan pembelian
kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk
barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan
pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan
pembelian.
2. Prosedur permintaan
penawaran harga dan penelitian pemasok Dalam prosedur ini fungsi pembelian
mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada petnasok untuk memperoleh
informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lai, untuk
memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang
diperlukan oleh perusahaan.
3.
Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian
mengirimkan surat order pembetian kepada pemasok yang dipilih dan
memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai
order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
4.
Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan
melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima
dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan
peneriinaan barang dari pemasok tersebut.
5.
Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi
memriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan
pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
6. Prosedur distribusi
pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari
transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
Tujuan Sistem Akuntansi Pembelian
1. Agar dapat
mempertahankan kontinuitas usaha perusahaan yang disebabkan pembelian merupakan
bagian dari siklus aktivitas operasi perusahaan.
2. Transaksi Pembelian
akan mengakibatkan perubahan posisi harta dan utang pada suatu perusahaan. Ini
berarti adanya pembelian, khususnya pembelian kredit disatu pihak harta
bertambah tetapi pihak lain hutangpun bertambah.
3. Apabila
pembelian kurang direncanakan maka akan berakibat pada kekayaan dan hasil usaha
perusahaan seperti sebagai berikut :
a. Apabila
kuantum barang yang dibeli terlalu banyak dapat berakibat adanya penumpukan
persediaan yang mungkin menanggung beban bunga bank kalau dananya bersumber
dari bank. Hal lainnya terlalu banyak persediaan, menanggung resiko rusak,
hilang, susut dan lain – lain. Jika persediaan terlampau sedikit mengganggu
kontinuitas usaha.
b. Apabila
kualitas atas persediaan bahan baku yang dibeli menyimpang atau kurang, akan
mempengaruhi kualitas atas hasil produksi yang menggunakan bahan baku tersebut.
c. Apabila
harga perolehan barang terlalu tinggi dikarenakan adanya pemborosan, manipulasi
dan lain – lain, akan menaikkan harga pokok atas barang yang dijual dan
mengakibatkan pula akan sulit bersaing dipasaran.
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI HUTANG
Hutang sering disebut juga sebagai kewajiban, dalam pengertian sederhana dapat diartikan
sebagai kewajiban keuangan yang harus dibayar oleh perusahaan kepada pihak
lain. Untuk menentukan suatu transaksi sebagai hutang atau bukan sangat
tergantung pada kemampuan untuk menafsirkan transaksi atau kejadian yang
menimbulkannya, seperti yang dikemukakan oleh FASB berikut ini dalam Statement
of Financial Accounting Concept No.6 yang terdapat pada buku Chariri dan
Ghozali (2005 : 157), yaitu “hutang adalah pengorbanan manfaat ekonomi yang
mungkin terjadi di masa yang mendatang yang mungkin timbul dari kewajiban
sekarang dari suatu entitas untuk menyerahkan aktiva atau memberikan ke entitas
lain dimasa mendatang sebagai akibat transaksi di masa lalu”.
Munawir (2004 : 18) berpendapat bahwa “hutang adalah semua kewajiban keuangan
perusahaan kepada pihak lain yang belum terpenuhi, dimana hutang ini merupakan
sumber dana atau modal perusahaan yang berasal dari kreditor”, sedangkan dalam
hal ini Hongren, et al. (2006 : 505) menyatakan bahwa “hutang merupakan suatu
kewajiban untuk memindahkan harta atau memberikan jasa di masa yang akan
datang”. Berdasarkan definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa hutang
adalah kewajiban keuangan perusahaan kepada pihak lain yang harus dibayar
dengan uang, barang, atau jasa pada saat jatuh tempo.
Hutang Jangka Pendek
Kadang kala perusahaan meminjam uang dalam jangka pendek untuk kegiatan operasi
perusahaan yang biasa disebut dengan hutang (kewajiban) jangka pendek atau
lancar. Yusuf (2005 : 230) mendefinisikannya sebagai berikut “kewajiban lancar
adalah hutang yang diharapkan akan dibayar (1) dalam jangka waktu satu tahun
atau siklus akuntansi operasi normal perusahaan, (2) dengan menggunakan aktiva
lancar atau hasil pembentukan kewajiban lancar yang lain”. Lebih jelas lagi
Niswonger, et al. (2000 : 441) berpendapat bahwa “kewajiban lancar adalah
kewajiban yang harus dibayar dengan aktiva lancar serta jatuh tempo dalam
jangka pendek, biasanya satu tahun”.
Berdasarkan
pengertian-pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa hutang jangka pendek adalah
kewajiban yang akan jatuh tempo dalam waktu satu tahun atau siklus operasi
normal perusahaan dan harus dilunasi dengan menggunakan aktiva lancar, serta
kewajiban tersebut berdasarkan transaksi yang telah terjadi.
Hutang Jangka Panjang
Hutang jangka panjang menurut Kieso (2002 : 242) “terdiri dari pengorbanan
manfaat ekonomi yang sangat mungkin di masa depan akibat kewajiban sekarang
yang tidak dibayarkan dalam satu tahun atau
siklus operasi perusahaaan, mana yang lebih lama”. Pengertian hutang
jangka panjang oleh Dyckman, et al. (2000 : 218) adalah “kewajiban dengan
jangka waktu yang melebihi satu tahun dari tanggal neraca atau siklus
operasi, mana yang lebih lama”.
Baridwan (2000 : 365) mengatakan bahwa “hutang jangka panjang digunakan untuk
menunjukkan hutang-hutang yang pelunasannya akan dilakukan dalam waktu lebih
dari satu tahun atau akan dilunasi dari sumber-sumber yang bukan dari kelompok
aktiva lancar”. Senada dengan pendapat yang dikemukakan oleh Gunadi (2005 : 83)
bahwa “kewajiban jangka panjang merupakan hutang yang tidak akan jatuh tempo
dalam waktu satu tahun atau yang pengeluarannya tidak menggunakan sumber aktiva
lancar”. Berdasarkan definisi dan penjelasan para ahli di atas, maka dapat
disimpulkan bahwa hutang jangka panjang merupakan pinjaman yang diperoleh
perusahaan dari pihak ketiga atau kreditor, yang jatuh temponya lebih dari satu
tahun, dan dilunasi dengan sumber-sumber yang bukan dari aktiva lancar, serta
jumlah hutang jangka panjang tersebut tidak boleh melebihi jumlah modal
sendiri.
Laba Usaha
Setiap perusahaan dalam menjalankan usahanya bertujuan untuk memperoleh laba
semaksimal mungkin. Informasi mengenai laba sebuah perusahaan dapat diperoleh
dalam laporan keuangan yaitu, laporan laba/rugi. Informasi tersebut digunakan
oleh pihak intern maupun ekstern perusahaan untuk membuat keputusan.
Suatu perusahaan dikatakan akan
berhasil apabila dalam kegiatan operasionalnya memperoleh laba. Pengertian laba
secara konsep yang terdapat di dalam buku Harnanto (2002 : 91), “laba adalah
suatu pengembalian dari dan dalam jumlah di atas investasinya”.
Secara umum laba diperoleh setelah pendapatan dikurangi biaya, seperti yang
dikemukakan oleh Soemarso (2005 : 230), “laba adalah selisih lebih pendapatan
atas beban sehubungan dengan kegiatan usaha”. Menurut Gade dan Wasif
(2000 : 11), “laba yang diperoleh perusahaan adalah selisih antara pendapatan
dan biaya”, apabila pendapatan melebihi biaya yang dikeluarkan berarti
perusahaan mendapatkan laba dan sebaliknya jika biaya melebihi pendapatan
berarti perusahaan menderita rugi. Oleh karena itu, laba adalah hasil
pengurangan antara pendapatan dengan biaya, maka manajemen perusahaan harus
dapat menentukan jumlah pendapatan yang akan dihasilkan dan jumlah biaya yang
akan terjadi dalam periode yang bersangkutan.
Semua perusahaan membutuhkan modal pada saat pendiriannya dan juga memerlukan
dana setelah perusahaan itu berdiri untuk pengoperasiannya serta untuk
mengembangkan usahanya. Dana tersebut ada yang berasal dari pemilik atau modal
sendiri ataupun yang berasal dari pihak luar atau modal asing yang disebut
dengan hutang, apabila manajemen memilih hutang sebagai alternatif sumber
modal, maka manajemen perusahaan dituntut untuk bekerja keras agar penggunaan
modal tersebut dapat memberikan keuntungan yang besar bagi perusahaan, sehingga
perusahaan dapat berkembang dengan baik dan mampu membayar hutang tersebut
kepada kreditor, baik pokok maupun bunganya.
Faktor yang mempengaruhi besar kecilnya laba usaha yang diterima perusahaan
adalah modal. Modal bagi perusahaan merupakan sumber dana yang mendukung dan
menjamin kelangsungan kegiatan perusahaan, dengan tersedianya modal yang cukup,
diharapkan dapat menjamin kelancaran aktivitas perusahaan, sehingga perusahaan
dapat mengembangkan kegiatan usahanya dan meningkatkan jumlah pendapatan yang
akhirnya akan meningkatkan laba.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar